JÄSENHAKEMUS
Henkilötietolain (523/ 1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste. Sisältäen EU:n asetuksen GDPR vaatimukset.
1. Rekisterinpitäjä
Kanta-Hämeen Teknillinen Seura ry.
2. Rekisteriasioista vastaava henkilö
Olli Oja, Tarvasmäentie 9, 13300 Hämeenlinna, olli.juhani.oja (at) gmail.com. Seuran hallitus nimeää vuosittain vastaavan henkilön. Hallitus valvoo tietosuojan edellyttämien menettelyjen asianmukaisuutta.
3. Rekisterin nimi
Kanta-Hämeen Teknillinen Seura ry, Jäsenrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus)
Kanta-Hämeen Teknillinen Seura käyttää jäsenrekisteriä jäsenviestien henkiökohtaseen postitukseen ja jäsenmaksujen sekä seuran järjestämien tapahtumien osallistumis- maksujen laskutukseen. Tilastona pidetään vuotuista jäsenmäärää.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää jäsenten seuraavat tiedot:
- Sukunimi ja etunimi
- Katuosoite ja postinumero sekä postitoimipaikka
- Sähköpostiosoite
- Puhelinnumero
- Oppiarvo
- Jäsennumero, joka on pysyvä jäsenen numero uusien jäsenten saadessa aina seuraavan kasvavan vapaan numeron. Jäsennumeron perusteella lasketaan laskutuksen viitenumerot.
- Jäseneksi liittymisvuosi.
- Merkintä vuotuisen jäsenmaksun suorituksesta, vahvistus jäsenyyden ja äänioikeuden voimassaolosta yhdistyksen kokouksissa.
- Jäsenen suostumus pitää nämä tiedot rekisterissä.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Uusi jäsen antaa itse osoitetietonsa, rekisterin hoitaja määrittää jäsennumeron. Jäseniltä kysytään oikeutta pitää kohdan 5 mukaisia tietoja rekisterissä. Jäsenellä on oikeus pyörtää päätöksensä tietojen taltioinnista ja käytöstä, jolloin jäsen katsotaan eronneeksi yhdistyksestä, koska yhteystietoja ei ole. Jäsenet ilmoittavat itse yhteys-tietojen, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muutoksista. Jäsenen erotessa henkilötiedot poistetaan rekisteristä ja unohdetaan.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Kanta-Hämeen Teknillinen Seura on Tekniikan Akateemisten (TEK) alueseura. Vuosittain TEK saa tiedon seuran vuoden lopun jäsenmäärästä, mutta pitää itse rekisteriä jäsenistään. Kaikki Kanta- Hämeen Teknillisen seuran jäsenet eivät ole TEK:n jäseniä eikä sen jäsenyys kirjaudu Teknillisen Seuran rekisteriin.
Kanta-Hämeen Teknillinen Seura ei luovuta jäsentietoja ulkopuolisille eikä käytä niitä ulkopuolisen markkinointiin tai muuhun sellaiseen käyttöön. Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
A. Manuaalinen aineisto
Jäsenrekisteri on excel-formaatissa ja se on jäsenrekisterin hoitajan tietokoneella, jonka avaamiseen tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Tietokokeen kovalevy on suojattu BitLocker -tyyppisellä salauksella ja kovalevyn tiedostot varmuuskopidaan säännöllisesti. Varmuuskopio on niin ikään vahvasti suojattu ja siihen on pääsy ainoastaan edellä mainitulla käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
B. ATK:lle tallennetut tiedot
Muita ATK-tallenteita ei ole.
9. Rekisteritietojen tarkistusoikeus
Jäsenellä on oikeus tarkistaa henkilökohtaisen pyynnön perusteella rekisterissä olevien itseään koskevien tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus. Rekisteröity voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti jäsenrekisterin hoitajalle. Tietojen tarkistus voidaan toteuttaa välittömästi, kun rekisteröidyn henkilöllisyys on kyetty luotettavasti varmistamaan. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.
10. Rekisteritietojen korjaaminen
Tiedot korjataan viipymättä henkilön oman ilmoituksen mukaisesti ajantasaisiksi. Rekisterinhoitaja huolehtii tiedon korjaamisesta ja korjaa itse välittömästi havaittuaan virheen tiedoissa.
Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Rekisteriseloste Rekisterinpitäjän on laadittava henkilörekisteristä rekisteriseloste, josta ilmenee:
1. rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot;
2. henkilötietojen käsittelyn tarkoitus;
3. kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä;
4. mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talous-alueen ulkopuolelle; sekä
5. kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista. Rekisterinpitäjän on pidettävä rekisteriseloste jokaisen saatavilla. Tästä velvollisuudesta voidaan poiketa, jos se on välttämätöntä valtion turvallisuuden, puolustuksen tai yleisen järjestyksen ja turvallisuuden vuoksi, rikosten ehkäisemiseksi tai selvittämiseksi taikka verotukseen tai julkiseen talouteen liittyvän valvontatehtävän vuoksi.
GDPR (General Data Protection Regulation) tuoma lisäys
Jäsenen suostumus sisällyttää rekisteriin kohdan 5 sisältö.